○安芸高田市通話録音装置の設置及び運用に関する要綱
令和6年6月21日
告示第74号
(趣旨)
第1条 この要綱は、行政サービスの向上及び公平な職務執行を確保し、犯罪の防止及び職員に対する不当な圧力の排除を目的として、安芸高田市庁舎等に設置する通話録音装置及び運用に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 庁舎等 市の事業又は事業の用に供する建物及びこれに附属する建物をいう。
(2) 通話録音装置 電話機での通話開始と同時又は通話中に、自動若しくは手動で通話内容を録音し、又は記録する装置をいう。
(3) 通話記録 通話録音装置により記録した音声、通信日時、通話時間及び通話当事者の電話番号をいう。
(管理責任者等の設置)
第3条 通話録音装置の適正な管理及び運用を図るため、通話録音装置管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置くものとし、財産管理課長をもって充てる。
2 管理責任者に事故があるとき又は管理責任者が欠けたときは、あらかじめ管理責任者が指名する者がその職務を代行する。
3 管理責任者は、通話録音装置の運用に関する事務を行うに当たり必要があると認めるときは、通話録音装置管理取扱者(以下「管理取扱者」という。)を置くことができる。
(設置等の公表)
第4条 管理責任者は、市のホームページ等に掲載することにより、通話録音装置を設置した旨及びその利用目的について公表しなければならない。
(個人情報保護)
第5条 管理責任者及び管理取扱者は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)を遵守し、通話録音装置の設置及び運用に関し、適切な措置を講じなければならない。
2 管理責任者及び管理取扱者は、通話記録の漏えい、滅失又は毀損の防止その他安全確認のために必要な措置を講じなければならない。
3 管理責任者及び管理取扱者は、職務上知り得た情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的のために利用してはならない。その職を退いた後も同様とする。
(通話記録の適正管理)
第6条 通話記録の保存期間は、録音された日からおおむね1月とし、保存期間経過後は上書き又は削除等により速やかに消去するものとする。ただし、捜査機関等から要請があった場合その他通話録音装置の設置の目的を達成するため特に必要と管理責任者が認めた場合は、この限りでない。
2 通話記録は、記録した時の状態で保存し、加工してはならない。
3 通話記録は複製してはならない。ただし、次条ただし書に規定する場合、法第76条の規定による開示の請求があった場合及び管理責任者が通話録音装置の設置の目的を達成するため特に必要があると認める場合においては、外部記録媒体へ保存するものとする。
4 前項ただし書の規定により通話記録を保存した外部記録媒体については、管理責任者が目録を作成し、施錠可能な収納庫等に保管しなければならない。
5 管理責任者は、第3項ただし書の必要がなくなったときは、保存した当該通話記録の消去又は該当外部記録媒体の破砕を行い、保存した当該通話記録を復元不可能な状態とする措置を講じなければならない。
(目的外利用及び提供の禁止)
第7条 通話記録(当該通話記録を保存した外部記録媒体を含む。)は、通話録音装置の設置の目的の範囲を超えて利用し、又は第三者へ提供してはならない。ただし、法令に基づく場合及び法第69条第2項の規定に基づく場合は、この限りでない。
(苦情の処理)
第8条 管理責任者は、通話録音装置の設置及び運用に関する苦情があったときは、迅速かつ適切に対応するものとする。
(その他)
第9条 この要綱に定めるもののほか、通話録音装置の取扱いに関し必要な事項は、管理責任者が別に定める。
附則
この告示は、令和6年7月1日から施行する。